Planning en Control cyclus
Vanuit de ambitie de planning- en controlcyclus door te ontwikkelen en te digitaliseren; hebben Provinciale Staten aanbevelingen geformuleerd voor de verbetering van de begrotingssystematiek (PS-besluit 12 februari 2018-8). In lijn met deze aanbevelingen is de begroting 2019 opgezet. De overige documenten in de P&C-cyclus worden op dezelfde vernieuwd. Tevens is in 2018 hard gewerkt om de kwaliteit en het totstandkomingsproces van de P&C-producten te verbeteren en het eigenaarschap in de P&C-cyclus te vergroten.
Wijzigingen landelijke wet- en regelgeving
De provincie monitort actief de relevante ontwikkelingen ten aanzien van wet- en regelgeving zodat de organisatie hier tijdig op kan anticiperen. Een aantal voorbeelden van actuele thema’s voor 2018 zijn:

• Programma KEI: stelt voor overheden het digitaal uitwisselen van stukken in gerechtelijke procedures stapsgewijs verplicht;In 2018 is het programma KEI door het rijk opgeschort. In de loop van 2019 wordt over de uitvoering van KEI meer duidelijkheid verwacht.
• Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is binnen de CIO een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld.
• Het wetsvoorstel Wet open overheid wordt aangepast en de voorgestelde wijzigingen worden begin 2019 aan de Tweede Kamer aangeboden. De provincie gaat zich in 2019 voorbereiden op de inwerkingtreding van deze wet.

Interne beheersing en risicomanagement
De provincie Noord-Holland heeft de (meerjarige) ambitie uitgesproken om snel, open en transparant te kunnen anticiperen op ontwikkelingen in een in toenemende mate complexer wordende en veranderende omgeving. Hiertoe heeft de provincie sinds 2017 ingezet op het verder optimaliseren van haar management control systeem. Het management Control Systeem is het systeem waarbinnen informatie wordt verzameld en gebruikt om de performance van organisatieonderdelen of de organisatie in zijn geheel te kunnen evalueren in relatie tot de strategische doelen. Het systeem draagt bij aan en beïnvloedt het gedrag binnen de organisatie gericht op het realiseren van deze strategische doelstellingen.
Een aantal (externe) ontwikkelingen in het boekjaar 2018 is in dit verband van groot belang.

• De ontwikkelingen inzake de rechtmatigheidsverklaring. Er komt een wetswijziging die Gedeputeerde Staten verplicht tot een rechtmatigheidsverantwoording over de jaarrekening. De rechtmatigheidsverklaring wordt nu nog door de accountant afgegeven. Besluitvorming over de wijze van verantwoording afleggen over rechtmatigheid door provincies en gemeenten in Nederland vindt medio 2019 plaats. Met ingang van 2022 (over het boekjaar 2021) zal het college van Gedeputeerde Staten zelf een rechtmatigheidsverklaring afgeven. Volgens de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is het doel hiervan de politieke aanspreekbaarheid te onderstrepen en de kwaliteit van de bedrijfsvoering van provincies en gemeenten te verhogen. De exacte eisen die aan de rechtmatigheidsverklaring zullen worden gesteld zijn overigens nog (steeds) onduidelijk voor wat betreft inhoud en reikwijdte;
• Een andere belangrijke ontwikkeling op dit gebied betreft het verscherpte toezicht van de Autoriteit Financiële Markten op de accountantskantoren, waardoor de kantoren hun controles zonder uitzondering vrijwel uitsluitend gegevensgericht uitvoeren (dus zonder te steunen op de VIC-functie van organisaties). Dit toezicht is in 2018 verder aangescherpt;
• Tegelijkertijd is de NV COS 610 (Nadere Voorschriften Controle- en overige Standaarden 610) aangescherpt, waarin de interne controle functie wordt beschreven vanuit het perspectief van de accountantscontrole.

Vanuit de wens om het eigen management control systeem te optimaliseren en rekening houdend met bovenstaande ontwikkelingen heeft de provincie Noord-Holland medio 2018 de startnotitie rechtmatigheidsverklaring afgerond en vastgesteld. De notitie richt zich met name op de positionering, scope, organisatie en kwaliteitseisen van de (Verbijzonderde) Interne Controle (VIC). In de 2^e helft van 2018 is de VIC op de rechtmatigheid stevig neergezet in de organisatie, waarmee een solide basis is gelegd om toe te groeien naar de rechtmatigheidsverklaring in 2022.
Naast de startnotitie is concreet gewerkt aan werkprogramma’s waarin de belangrijkste risico’s en de maatregelen om die risico’s te beheersen (interne controles) zijn beschreven. Dit is uitgevoerd voor de belangrijkste bedrijfsprocessen inkopen, aanbestedingen, salarissen, subsidies, huren & pachten en begrotingswijzigingen. Belangrijk uitgangspunt in de werkprogramma’s is dat de proces- en risico-inventarisatie door de lijn (op diverse niveaus) wordt uitgevoerd. Dit sluit aan bij de principes van eigentijds sturen en verantwoorden; waarbij het management primair verantwoordelijk is voor de strategie en de daarvan afgeleide doelstellingen; de sturing en beheersing van haar processen en voor het managen van de risico’s.
Risicomanagement was ook in 2018 een belangrijk middel om de kwaliteit van de besluitvorming en de effectiviteit en efficiëntie van projecten en bedrijfsvoering te vergroten. Risicomanagement is inmiddels een essentieel onderdeel geworden van interne beheersing. Wanneer provinciale risico’s met belangrijke (financiële) consequenties zich daadwerkelijk voordoen, moet de provincie immers kunnen verantwoorden dat op een afgewogen en bewuste manier risicomanagement is gehanteerd.