Om invulling te geven aan onze ambities op het gebied van bedrijfsvoering hebben wij in 2018 onder andere gewerkt aan onderstaande activiteiten.
Informatiebeleid en CIO
De huidige tijd kenmerkt zich door enorme ontwikkelingen op het vlak van informatievoorziening en ICT. En intussen zijn daar ook terreinen als data, geoinformatie, beveiliging en privacy bijgekomen. Om op al deze ontwikkelingen goed te kunnen blijven inspelen is in 2016 een vraag-aanbodorganisatie ingericht onder leiding van een Chief Information Officer (CIO). Deze vraag-aanbodorganisatie staat inmiddels en is in 2018 verder uitgebouwd en geperfectioneerd. Naar aanleiding van nieuwe regelgeving zoals de AVG, de Wet Open Overheid, cybersecuritywetgeving, informatiebeheer en afspraken met het Rijk over digitalisering zijn binnen de provincie Noord-Holland nieuwe beleidsregels en afspraken gemaakt op al deze terreinen. Dit staat nooit stil en zal ook de komende tijd door blijven gaan. Hiermee geven we invulling aan “de Plan-Do-Check-Act-cyclus” waarbij we in- en externe audits en onderzoeken gebruiken om kwetsbaarheden te vinden en daarop vervolgens te acteren.
Om onze informatievoorziening up-to-date te houden is in 2016 een Concern Informatieplan opgesteld dat loopt tot 2020. Conform dit plan voeren we een aantal programma’s uit.
Verbetering digitale dienstverlening
Ter verbetering van de digitale dienstverlening heeft de provincie in 2018 onder meer het Open Staten Informatie-portaal ontwikkeld samen met andere overheden en is een goed geslaagde app-challenge gehouden om dit portaal verder te ontwikkelen. Verder is een Handreiking Digitale Dienstverlening gemaakt waarmee onderdelen van de provincie-organisatie gemakkelijker gebruik kunnen maken van ons digitale loket via het internet. Ten slotte is stapsgewijs de publieke bereikbaarheid van het internet en het intranet verbeterd.
Flexibele digitale kantooromgeving
In het kader van de modernisering van onze ICT-werkplekomgeving is het afgelopen jaar gewerkt aan een nieuw systeem van identity- en accessmanagement dat voldoet aan moderne eisen van beveiliging. Geleidelijk en goed begeleid is inmiddels een aantal projecten en applicaties overgezet naar de cloud. Dit vergroot de flexibiliteit van werken binnen onze organisatie.
Inrichting van gegevensmanagement
Datagestuurd werken wordt steeds belangrijker. De provincie heeft dat onderkend. Op 12 november is de datastrategie vastgesteld in Provinciale Staten. Op verschillende manieren is de provincie nu bezig om, samen met externe partners, de datastrategie te operationaliseren. Er is een datalab ingericht waarin inmiddels diverse beleids- en andere vraagstukken zijn onderzocht en beantwoord met behulp van data-analyse. En er is en wordt gewerkt aan het inrichten van de datagovernance en -beleid, aan het inrichten van de benodigde technische infrastructuur en aan de opleiding en bemensing ervan.
Vernieuwing van de bedrijfsvoeringprocessen
In het streven om intern uiteindelijk volledig digitaal te kunnen werken zijn het afgelopen jaar op diverse terreinen stappen gezet. Zo is de digitalisering van het proces van bestuurlijke besluitvorming inmiddels vergevorderd, is het postproces verder gedigitaliseerd en zijn de werkprocessen ter afhandeling van subsidies verder gedigitaliseerd.
De IV-basis op orde
Het afgelopen jaar zijn, mede op aanwijzing van onze accountant, diverse nieuwe beleidsregels en procedures opgesteld op het gebied van informatiebeveiliging en privacy, w.o. een algemeen en specifieke privacyreglementen. Op dit terrein worden ook met enige regelmaat WOB-vragen en statenvragen gesteld en beantwoord. Daarnaast is gewerkt aan architectuurkaders en aan de kwaliteitsverbetering van het interne informatiebeheer.
Archief
De provinciearchivaris concludeert in zijn rapportage, toegezonden aan PS op 12 september 2018, dat de provincie deels voldoet aan de archiefwet- en regelgeving. Op het gebied van het archief- en informatiebeheer is al veel bereikt, maar er is ook nog een aantal verbeterpunten. Daarom is op specifieke terreinen een voortzetting van de inspanning nodig om het duurzaam beheer van archiefwaardige informatie geheel in overeenstemming te brengen met de huidige wet- en regelgeving. Op basis van de uitkomsten van deze jaarlijkse archiefinspectie zijn maatregelen genomen om de aanbevelingen uit te voeren en daarbij ons beleid ten aanzien van duurzaam informatiebeheer en de uitvoering hiervan aan te passen aan veranderende omstandigheden binnen en buiten de provincie op het gebied van digitalisering.